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公司法务部如何进行诉讼管理?

日期:2017-02-14手机端来源:经济仲裁

摘要:

导读:随着公司法务部建设的逐渐健全与外部律师收费的水涨船高,公司遇有诉讼时较之以前更加倚赖自己的法务部在诉讼中,法务部的作为不仅关乎诉讼结果的成败,更对公司的形

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导读:随着公司法务部建设的逐渐健全与外部律师收费的水涨船高,公司遇有诉讼时较之以前更加倚赖自己的法务部在诉讼中,法务部的作为不仅关乎诉讼结果的成败,更对公司的形象及管理等多方面有着重要的影响因此,法务部涉及诉讼时必须慎之又慎现代法务部的管理,最重要的特点之一就是通过规范化规避诉讼风险

企业如涉及诉讼,不仅耗费大量人力财力,牵扯管理者的时间和精力,而且案件的影响甚大涉及投资的诉讼可能导致败诉企业支付数千万甚至上亿元的巨额赔偿;%20涉及商业欺诈的诉讼,可能影响企业在资本市场上的融资;涉及劳动者或消费者损害的诉讼,可能给公司声誉造成负面影响;涉及知识产权诉讼可能使企业失去作为%20公司核心资产的专利权因此,企业越来越重视诉讼案件的处理企业对于发生的诉讼,可以聘请外部律师处理,也可以由法务部负责随着执业律师收取的费用与%20日俱增,以及其他诸如沟通方便保密等因素,很多企业逐渐倾向于将一般诉讼或仲裁案件交给公司法务部处理因此,对诉讼的管理,也就成为法务部日常必不可%20少的一项专业管理工作

一诉讼策略

诉讼策略是法务部在面临一场诉讼或仲裁时,经过集体讨论所拟定的,并经企业决策层认可的解决方案完整的诉讼策略,包括前期的诉讼风险分析中期的庭审技巧,及后期的裁决执行方案

首先,在诉讼或仲裁之初,无论企业是原告还是被告,法务总监都必须组织负责案件的法务人员,通过比较诉讼成本胜诉率可能的责任及结果或其他救济途径等因素,进行诉讼风险评估,对案件的处理策略做出决策前述风险评估和策略设计,均须依赖于法务总监和法务人员的办案经验和专业能力诉讼风险分析应可能量化,对案件的每种可能结果最好用经济数值表述,并对每种结果出现的概率进行预测

例如,某采购合同履行过程中,企业作为买方,卖方交付的产品质量不合格,导致买方发生损失,最后双方打官司在这个诉讼中,买方企业可提起违约诉讼,也可以产品质量不合格要求得到消费者权益保护合同约定,产品质量不合格的违约金为产品价款的20%;同时约定,买方逾期付款的按日万分之五计算违约金买方事实上逾期付款达到30日所以,对于买方来说,提起违约诉讼,有可能会遭到卖方的反诉对是以违约提起诉讼,还是以侵权提起诉讼;在诉讼中对方是否会提出反诉,如遭到反诉,又该如何应对等问题,都必须在诉讼前有所预判,并预测出每种可能的成本和费用在前例中,如提起违约诉讼且胜诉,可得到对方20万元的违约金赔偿(产品价款为100万元),并可能支付1.5万元的逾期付款违约金,但如果违约诉讼输了,那么将得不到一分钱的赔偿如提起产品质量侵权诉讼,则要求提出遭受实际损失的证据材料如证据不充分,那么也得不到赔偿承办本案件的法务人员必须对此种种情况都有一定的预测,才能从企业整体经济利益的角度,做出正确的案件处理决策

其次,对于诉讼或仲裁过程中的庭审,也是相当讲究技巧的在开庭之前,法务人员应反复阅看案卷材料,对案情中的薄弱环节尤其是对己方不利的环节,要多思考多假设,预测庭审中对方可能提出的发问,做到有备无患在应答时,力求洞察发问者的动机问话的真正涵义,对与案情无关的发问可以明确拒绝应答,并向审判长声明,争取庭审主动权对不便直接回答的问题,可以采用迂回曲折的方法应答对隐含前提的发问,应对"前提"予以否定,并揭露对方的真正用心庭审技巧是一种纯粹的经验性工作,必须有大量的实践体验过程为使法务人员能满足企业对该诉讼技能的需求,法务总监可在法律培训中加入"模拟法庭""庭前预演"等活动当然,这需要法务总监自身对诉讼庭审有足够的实践如果缺乏这方面的经历,也可以聘请专业咨询机构提供庭审技能的培训在案件开庭前,通过创造一个与庭审类似的对话环境,能使法务人员在法庭上的发言证据组织等都做到有的放矢,提高其庭审技巧和庭审效果,对其个人成长非常有益,因此,也受到法务人员的欢迎

最后,企业诉讼或仲裁庭审完毕,法院或仲裁委员会下达裁决书,后期如何执行裁决执行也应构成诉讼策略的一部分这可能是中国目前司法实践较为突出的问题很多时候,企业费尽周折赢得一场诉讼官司,在要求对方按诉讼裁决书执行时,却又是另一副场景,其难度甚至不亚于另一场诉讼企业作为一个经济实体,其最终目的不是为了打赢官司,而是通过打官司获得本应有的经济利益或其他利益如果官司胜诉,却无法执行到位,这无异于败诉因此,裁决的执行是法务部诉讼管理的重要工作在企业是执行申请人的情况下,要尽可能地执行裁决书,首先要仔细研读司法机关的执行程序规定,充分利用制度赋予的权利,督促执行机构第一时间启动执行第二,主动收集被执行人的财产线索,提供给执行机构第三,一旦发现财产线索或执行机构依职权发现财产线索,则应立即要求执行员采取财产控制措施最后,在已具备被执行财产的情况下,要求执行机构尽快进行财产变现如变现的财产不足于偿还判决书所记载债权的,则应立即要求执行机构穷尽财产调查手段,以最终能全面执行

二案件报告

法律诉讼的结果一般都会存在很大的变数,在法官最后给出判决之前,一切都是不确定的因此,策略制定是一回事,策略的实施又是一回事为更好地落实诉讼策略,控制诉讼质量,企业有必要建立完整的案件管理制度,其中最为重要的就是跟案件相关的各项报告制度案件报告可以让法务总监和企业高层管理者了解法务部对案件办理的思路,又能知晓案件进展情况,并能实现对案件卷宗的存档案件报告,包括案情分析报告代理思路报告庭审情况报告执行结果报告结案报告商业改进报告等

案情分析报告,指法务部门拿到诉讼或仲裁案件材料之后,对案件进行专业分析并形成企业内部的书面报告法务总监在进行诉讼管理时,之所以应要求承办案件的法务人员去撰写案情分析报告,是因为通过该报告的撰写,迫使承办法务人员必须做好阅读案件材料,查阅相关法规,调查相关事实等基础工作

通过对案情的分析,经法务部内部讨论,可形成案件代理思路报告该报告回答关于以何种方式去提起诉讼或拟定答辩思路,如何收集证据,如何组织与完善证据链条,如何寻找案件的着手点和突破点等案件的代理思路问题

庭审情况报告,是指法务总监组织人员参加庭审或亲自参加庭审之后,针对庭审情况所撰写的企业内部报告一般案件可能都会经过1-2次开庭审理,复杂案件或证据繁多的案件可能会开数次庭每次开庭时间一般都会间隔不短的时间,短的数周,长的数月因此,有必要对每次开庭情况进行记录小结,并形成一份完整的庭审情况报告

在判决书下达之后,裁判文书的执行是案件的经济利益得以实现的最后一步企业对执行结果,特别是有利于企业的裁判文书的执行结果,尤为看重法务部应将每次诉讼案件的执行结果形成报告,以符合企业的真正期望

结案报告是在案件执行完毕之后,对案件全过程进行回顾所形成的企业内部书面报告结案报告内容至少应包括两方面内容一方面是案件相关内容,包括案件的基本情况案件双方的观点及基本证据案件的庭审概要及案件判决结果和执行结果等;另一方面是对案件的总结,包括案件处理技巧的总结,对案件所反映出来的企业运作中存在的风险分析等

商业改进报告是在结案报告的基础上更进一步探讨诉讼所反映出来的企业风险,并提出商业改进措施如某企业在数件劳动仲裁之后,发现企业总是败诉通过结案总结,法务部认为是企业的规章制度不完善,特别是规章制度的执行程序不完善,导致产生了与劳动法相违背的操作行为,从而被判败诉根据这些案件所揭示的风险,法务人员撰写了一份关于企业规章制度适用程序的改进报告,获得了企业的认可

三诉讼预防

随着企业诉讼案件的增多,预防诉讼才是最好的诉讼策略那么,法务人员可以从哪些角度进行诉讼预防管理呢?

一是尽力在企业形成一种诉讼风险防范文化法务部应向管理层和员工灌输"诉讼是一件非常麻烦非常昂贵的事"的观念,让他们养成**惯,在打电话发送电子邮件签合同之前,就对诉讼风险的存在有一定意识法务人员也可经常向企业人员定期发送企业已结案件的案件报告,开展新法律法规的培训,提示企业人员诉讼风险的存在形式,以此增强全员诉讼风险防范意识

二是健全诉讼风险防范机制这类机制包括知识的传达风险的预警等法务人员可根据企业所处的行业和生命周期,提炼出自身的诉讼风险事件数据库,告诉员工"什么应该做什么不应该做",并通过有关流程,将这些要求落到实处企业内部诉讼法律提供者有责任向其他部门以及合同法律提供者等传达诉讼中获得的知识%20负责打官司的法务人员可以向负责审查合同的法务人员建议修改合同文本或调整交易操作方式风险预警是指在风险实际发生之前,捕捉和监视各种细微的迹象变动,以利预防或采取适当对策争取将风险降低风险预警的主要任务是捕捉风险迹象和传递风险信息

三是加强对重点诉讼风险的防范如某制药公司将知识产权视为公司的核心资产,对全公司的知识产权事务实行集中化管理,由总部统一申请注册专利,既防止有关权利被他人冒用,又避免侵犯他人专有权利某投资性公司,对法律尽职调查的工作标准特别严格,可防止未来出现一些因投资对象故意隐瞒虚假陈述等行为导致的诉讼风险

四是寻求替代性争议解决方案许多公司为了减少诉讼数量,通常在交易合同约定发生纠纷时双方仅采取仲裁调解等替代性争议解决方案即使在协议中没有这些条款,有些企业也试图在争议后与对方达成这方面的协议,以减少诉讼费用其原因就在于,替代性争议解决ADR(Alternative%20Dispute%20Resolution)方式具备效率高费用低的特点

四案件外包

法务部独立处理公司诉讼案件,固然能替企业节省成本但不是所有的案件,法务部都能搞定,有时必须将案件委托给律师事务所处理案件必须外包的缘由有如下几点一是法务部缺乏针对特殊案件或疑难案件所需的法律知识经验技能;二是案件量巨大,法务人员不足,临时增加外部律师来协助完成诉讼案件;三是,地区司法保护导致需要当地律师出面合作;四是出差等问题等导致由法务人员提供诉讼服务显得不经济;五是有时法务部出于职业风险分担的考虑,将个别案件外包给外部律师六是,企业想借助于特定律师的人脉关系或名气等对案件有利的因素

尽管都叫案件外包,但外包的方式却是有别的目前,存在三种处理案件外包的方式第一,法务部将案件完全打包给外部律师处理,自己仅充当联络人的角色第二,法务部与外部律师共同代理案件在判决书上,往往显示第一代理人是外部律师,第二代理人是企业法务人员第三,基本由法务部主导处理,但在某些环节凭借外部律师力量如复杂的证券案件中的证据收集工作,可委托外部律师进行选择前述何种方式,取决于案件本身与外部律师的关系企业管理**惯成本与效率等因素

不管以哪种方式将案件外包,对法务部来说,都存在一个对外部律师进行管理的问题本书在以后章节将详细阐述

五案件激励

诉讼案件,不管事庭审过程,还是证据采集过程,都充满了对抗这需要工作**外部律师对于案件处理的心态,是"受人之托,忠人之事"案件量越大,案情越复杂,案件标的额越高,则律师的收益越多因此,律师的动力越大,工作**越高但法务部门人员对于案件处理的进取心态,则不如外部律师因为法务人员从企业领取固定薪酬,其处理案件的数量标的额难易,甚至案件结果,都与法务人员的薪酬无关因此,有必要建立案件激励机制

案件激励指企业模仿律师事务所,在处理企业诉讼案件之后,将一定比例的案件经济利益纳入法务人员的绩效薪酬如某集团案件管理办法规定,"法务人员办理诉讼案件,为公司挽回20万元以上的经济损失,给予行政奖励;为公司挽回50万元上的经济损失,按挽回损失额的1%给予经济奖励;为公司挽回100万以上的经济损失,按挽回损失额的0.8%给予经济奖励"又规定,"法务部门半年内办结案件的胜诉率达70%以上的,给予部门3万元的集体奖励;一年内办结案件的胜诉率达70%以上的,给予部门5万元的集体奖励"

案件激励能将法务人员的诉讼积极性调动起来,但必须慎用企业应注意引导法务人员不得以案件激励报酬为主要收入来源,否则将导致法务人员的道德风险,即法务人员在审查合同或参与项目时,可能故意制造案件这就背离了案件激励的初衷

六诉讼支持

有效的诉讼管理离不开各项支持,包括技术企业内部资源行政管理等方面在诉讼技术支持方面,法务人员可用来协助处理案件的软件逐渐增多法务人员可以及时地通过使用个人电脑端和移动终端的诉讼管理系统来实现对案件的动态控制现在的诉讼管理系统可以将每一个案件的基本信息案件事由争议法律类型作为客户的企业业务部门案件庭审时间案件现状案件结果等全部纳入其中,并可自动生成管理报告

诉讼支持还包括企业内部资源的支持,如法律数据库的购买,案例库的购买在线法律图书馆,现在越来越普遍在线法律图书馆,可以包括法律法规检索查询,司法案例,法律研究期刊,法律专家论坛等丰富内容目前在中国做得比较好的法律信息服务商包括北大法宝北大法意威科中国汤森路透中国等

案件行政管理上的工作要提供诉讼支持服务,包括案件的卷宗管理诉讼格式文本等

案例

某公司案件管理办法

第一章%20总则

第一条%20为规范本公司诉讼与非诉讼案件管理工作,依法及时高效处理诉讼非诉讼案件,最大限度地维护公司的合法权益,根据相关法律法规的规定,制定本办法

第二条%20本办法所称诉讼是指本公司及下属子公司(以下合称为"公司")在经营管理过程中发生的,以本公司为当事人的各类诉讼及仲裁案件,包括:民事诉讼案件劳动争议诉讼案件行政诉讼案件执行案件申请复议案件以及各类仲裁案件等公司以第三人身份参加诉讼的,依照本办法执行

本办法所称非诉讼是指本公司在经营管理过程中发生的,以本公司为一方当事人,采取协商调解(司法机关/仲裁机构主持的除外)等方式解决有关纠纷或争议的法律事务活动

如无特别约定,本办法所称纠纷案件包括诉讼案件及非诉讼案件

第三条%20诉讼案件直接影响公司的合法权益及声誉,因此公司应本着诚实信用平等自愿等价有偿互惠互利的原则开展经营管理工作,尽量避免诉讼案件的发生;对发生的诉讼案件应充分重视,及时妥善处理,有效规避控制风险,避免造成不应有的损失

第二章%20管理部门职责权限

第四条%20纠纷案件管理实行业务部门和法务部分工管理%20密切配合的原则纠纷案件发生部门或纠纷案件涉及事项的主管部门是纠纷案件管理的业务部门,法务部是纠纷案件管理的归口部门

第五条%20业务部门的主要职责:

(一)负责提供纠纷案件涉及的事实情况及证据材料;

(二)参与纠纷案件处理讨论;

(三)根据需要承担部分纠纷案件处理事务工作;

(四)负责与纠纷案件相对人的商谈和解工作;

(五)负责协调纠纷案件处理涉及的费用支出及收取(律师费除外);

(六)建立非诉讼案件工作台账和档案管理制度;

(七)根据纠纷案件处理需要承担的其他工作

第六条%20法务部的主要职责:

(一)制定纠纷案件管理制度,并负责组织实施;

(二)牵头负责纠纷案件的司法程序处理;

(三)负责纠纷案件处理涉及的外聘律师费用管理;

(四)会同业务部门制作重大案件专题汇报并供本公司管理层和相关部门阅知;

(五)建立诉讼案件工作台帐和档案管理制度;

(六)负责纠纷案件的报备工作;

(七)签收发送法律文书(非诉讼案件除外);

(八)根据纠纷案件处理需要承担的其他工作

第七条%20纠纷案件处理完结前(诉讼案件应在裁决/调解书生效前),案件处理的参与者不得泄露案件的信息内容,坚持保密原则如违反保密规定,在案件处理过程中泄露公司商业秘密和其他秘密事项的,根据有关法律规定和公司的有关规章制度追究其相应责任

第八条%20具有下列情形之一的纠纷案件为重大案件对于重大案件,法务部应报有关管理层审批,并形成专题汇报供本公司管理层和相关部门阅知

(一)涉案标的额为人民币100万元(含)以上;

(二)案件主体或标的涉外(含港澳台),单个劳动纠纷案件除外;

(三)涉及公司整体利益或处理结果对本公司有重大影响;

(四)法务部认定的其他重大案件

重大案件之外的其他案件为一般案件,对于一般案件,由法务部会同业务经办部门决定,在必要时可报公司管理层审批

第九条%20纠纷案件处理过程中所涉及的法律性文件合同类文件的出具,按照公司的有关规定履行审批程序

第十条%20各相关职能部门依据法律法规规章及本公司的有关规定,按照各自的职责范围参与纠纷案件管理

第三章%20非诉讼案件管理

第十一条%20公司各部门在工作过程中,如发现本部门难以处理,需要公司法务部和/或律师提供支持的案件及事项,应积极了解情况并与纠纷对方当事人协商,及时填写非诉讼案件情况登记表(见附件一),经部门负责人签署处理意见后,连同纠纷情况说明相关资料等,报法务部

业务经办部门应根据法务部的具体要求,提供或补充提供详细的情况说明及资料,以便于及时有效地采取应对措施

第十二条%20法务部对业务经办部门提交的非诉讼案件情况登记表及案件资料进行分析,于3个工作日内提出法律意见或建议,并及时通知业务经办部门,同时督促经办部门妥善处理在必要时可报请公司管理层批示处理意见

第十三条%20非诉讼案件处理原则上由业务经办部门负责;法务部提供法律服务与支持

对于重大纠纷或疑难法律事务,由法务部联系公司常年法律顾问出具法律意见,作为纠纷处理的参考;或请公司常年法律顾问协助处理

纠纷处理过程中涉及专业疑难问题,或需要协调公司其他部门共同处理时,业务经办部门应根据公司相关制度的规定,及时书面上报CEO,由CEO统一协调处理

第十四条%20非诉讼案件发生后,各部门及各所属公司应充分重视并积极处理;杜绝隐瞒不报推托迟延的情况,避免因纠纷处理不当不及时而造成不必要的损失

第四章%20诉讼案件管理

第十五条%20业务经办部门对需要提起诉讼或仲裁的案件,应提前个工作日(凡涉及到诉讼时效的,最迟应在诉讼时效到期2个月前上报)填写拟起诉案件审批表(见附件二),连同相关证据资料情况说明报法务部

法务部对拟起诉案件审批表及证据资料进行审查,于3个工作日内提出法律意见或建议,必要时报请公司管理层审批,并在3日内将处理意见书面通知案件经办部门

第十六条%20案件经办部门应在收到法务部书面通知后%20个工作日内确定案件承办人员,由案件承办人员具体负责诉讼案件的处理

第十七条%20业务经办部门对需要提起诉讼或仲裁案件的时效负责,确保诉讼仲裁案件在法定的诉讼时效内启动法律程序

第十八条%20确定起诉后,由法务部负责制作诉讼文书,或在必要时将案件材料提交外聘律师,由律师起草,并由其确认并在确认诉讼文书后7日内,办理完毕立案相关手续

第十九条%20对于公司被动应诉案件,由法务部统一接收法院或仲裁委员会送达的起诉状仲裁申请应诉通知书等法律文件

第二十条%20法务部应在收到应诉案件的法律文件后,通知案件所涉及的业务经办部门,并提供诉状或仲裁申请书应诉通知书等法律文件复印件

业务经办部门应于收到法务部转发的法律文件后3个工作日内填写应诉案件情况登记表(见附件三),备齐相应的证据材料情况说明,并确定具体经办人,经部门负责人签署处理意见后报法务部

诉讼案件处理的对接程序及相关诉讼手续办理由法务部负责协调,应在起诉状仲裁申请应诉通知书等法律文件送达后7日内办理完毕

第二十一条%20法务部应加强对外聘律师的监督和管理,定期了解案件的进度与此同时,案件承办人员应积极与律师沟通,如实际情况发生变化,有可能对案件处理产生影响,应尽快通知法务部和律师,以便及时调整诉讼策略

第二十二条%20案件经办部门认为需要提起上诉的案件,应于裁判文书送达后7个工作日内填写拟上诉案件审批表(见附件四),连同裁判文书相关资料报法务部

法务部对案件经办部门报送的拟上诉案件审批表及相关资料进行审查,提出法律意见或建议,必要时可报请公司分管领导审批处理意见

上诉案件的办理程序,参照本办法关于起诉案件的规定执行

第二十三条%20公司决定不予上诉的案件,法务部应将处理意见及相关裁判文书及时转发相关部门,由相关部门负责裁判文书的履行

第二十四条%20公司申请执行或作为被执行人的案件的审批办理程序,按照本办法关于起诉应诉案件的相关规定执行

第二十五条%20诉讼案件承办人员在案件办理过程中,应对案件的情况作详尽的了解,有权调查收集相应的证据材料,公司各部门应全力配合,不得无故推诿拖延拒绝

第二十六条%20对于诉讼案件办理过程中所涉及的法律事项,经办人可随时向法务部咨询,由法务部提供法律服务与支持对于疑难法律问题或重大法律事务,由法务部联系公司常年法律顾问出具法律意见或提供专项法律服务

对于诉讼案件办理过程中涉及的专项问题,经办部门可向法务部作出书面通报,由法务部协调相关部门或所属公司协同处理,或报请公司领导批示处理意见

第五章%20档案管理

第二十七条%20非诉讼案件的具体经办人员应建立案件档案,一案一档

案件档案包括但不限于:有关案件的合同协议票据往来函件履行资料等

对于已处理完毕的案件,应在15日内,完成整理订卷,并交本部门档案管理机构存档

第二十八条%20诉讼案件的具体经办人应在收到判决/裁定/调解/裁决书后20日内整理归档,并将案卷移交法务部案卷应包括但不限于:案件受理通知应诉通知书起诉状或仲裁申请书相关证据答辩状代理词及判决裁定裁决书等

第二十九条%20法务部应及时将诉讼案件案卷交公司档案管理部门归档,并负责对公司的诉讼案件存档情况登记造册备查

第六章%20监督与检查

第三十条%20公司各部门应严格按照本办法的规定开展工作;法务部根据本办法的规定对各部门的非诉讼诉讼案件管理工作进行监督及定期不定期的检查凡在检查或日常工作中发现各部门未按本办法的相关规定执行的,有权督促其限期改正

第三十一条%20法务部应对检查工作予以总结,并在检查工作完成后7个工作日内出具工作检查报告,提交公司领导,作为绩效考核的依据

对于检查中发现的问题与不足,法务部应及时通报相应部门及各所属公司并限期整改

第七章%20问责与考核

第三十二条%20公司工作人员如有下列违反本办法的行为,应将相关情况纳入绩效考核对于未给公司造成损失的,给予批评并限期改正;给公司造成损失的,责令赔偿损失;情节严重的,还应给予处分,直至解除劳动合同;触犯刑法的,依法报请有关机关追究刑事责任

(一)未按照本办法规定的程序及要求办理案件;

(二)在办理案件过程中谋取私利收受回扣的;

(三)在办理案件过程中拖延推诿不予配合的;

(四)违反本办法规定,在案件办理过程中对公司造成不良影响或损失的;

(五)未按照本办法规定及时准确报告纠纷案件情况的;

(五)其他违反本规定的行为

第三十三条%20对于违反本办法第三十二条规定行为的,除给予相关责任人员处分外,相应追究相关部门负责人的管理责任。

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